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Organização para nômades digitais: apps e gadgets que eu amo

Aprendizado e trabalho | 23/03/24 | Atualizado em 01/12/24 | Deixe um comentário

Uma das principais dificuldades da maioria dos nômades digitais que conheço é manter a produtividade e a saúde mental estando em constante movimento. Eu defendo que uma das melhores estratégias para isso é evitar pular de um lugar ao outro com muita frequência, viajando mais devagar. No entanto, existem várias ferramentas de organização para nômades digitais, desde apps a eletrônicos e acessórios, que também ajudam muito.

A importância da organização para nômades digitais

Falando por experiência própria: acho muito estressante trabalhar viajando sem ter o mínimo de organização e sem aproveitar vários recursos que “pensam” para mim em alguns momentos, facilitando a rotina em contante mudança.

Se além do trabalho em si e das demandas práticas da viagem eu ainda precisasse sempre lembrar de todas as minhas tarefas, converter moedas e fusos horários mentalmente, decorar os lugares que quero visitar, procurar cabos e roupas numa mochila bagunçada, carregar mil documentos físicos e livros para lá e para cá e assim por diante, eu enlouqueceria.

Por isso, me acostumei a usar várias ferramentas de organização para nômades digitais – muitas das quais também são super úteis quando não estou em movimento frequente. São apps e gadgets que tornam a rotina menos trabalhosa, trazem conforto e melhoram sua segurança em vários momentos.

Esses itens que vou compartilhar a seguir me ajudam em vários sentidos:

  1. Eficiência e produtividade: trabalhando remotamente, sem um chefe juntinho, você é responsável pela sua própria produtividade. A organização ajuda a otimizar seu tempo, identificando prioridades, eliminando distrações e mantendo um fluxo de trabalho o mais consistente possível onde quer que esteja.
  2. Adaptação a diferentes fusos horários: quem é nômade digital e viaja pelo mundo acaba tendo que lidar com clientes, colegas ou chefes em fusos horários diferentes. Mesmo depois que eu fiz base no Rio de Janeiro e passei a viajar menos, isso continua sendo uma questão para mim, já que dou aula de português para estrangeiros. Por isso, a organização com relação a horários é essencial.
  3. Gestão de recursos limitados: quando você está sempre em movimento, recursos como espaço na mala, bateria de equipamentos e acesso à internet são limitados. Por isso a importância de conhecer as ferramentas que te ajudam a maximizar esses recursos, garantindo que você tenha o que precisa e reduzindo contratempos.
  4. Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal: a flexibilidade do estilo de vida nômade pode acabar misturando demais o seu trabalho e a sua vida pessoal. Algumas dessas ferramentas de organização para nômades digitais ajudam a estabelecer limites entre essas duas áreas, o que reduz muito minha ansiedade.
  5. Manutenção da saúde mental: viajar constantemente é muito legal, mas também pode ser extremamente cansativo, já que é preciso sempre se adaptar a novos ambientes, pesquisar coisas básicas do dia a dia, tomar muitas decisões e exercitar a resiliência em vários sentidos. A organização ajuda a minimizar o estresse, trazendo alguma estrutura e previsibilidade em meio à incerteza constante.

Sem mais delongas, vamos então às minhas dicas de ferramentas de organização para nômades digitais. Vou separá-las em apps e gadgets (equipamentos eletrônicos e acessórios) que uso e gosto muito.

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apps para nômades

Apps essenciais para nômades digitais

1. Notion

Começo essa lista com um app que comecei a usar há pouco tempo, mas já não me imagino sem. Antes eu usava o Evernote para anotações e o Trello para organizar o fluxo de trabalho nos meus empreendimentos e nos projetos de clientes. Além disso, tinha um planner físico, em papel mesmo, para minhas tarefas do dia a dia.

Hoje, centralizo tudo no Notion, um app super versátil que permite organizar projetos, tarefas, anotações, referências e mais um monte de coisa. Ele é muito customizável e existem vários templates que podem ser baixados gratuitamente e adaptados para suas necessidades, se você não quiser aprender a criar um do zero.

Nele tudo funciona como blocos, e cada item pode ser editado e arrastado pela página. Dá para fazer blocos de texto, páginas novas dentro de outras páginas, listas de tarefas, tabelas, calendários, e até mesmo integrar outras plataformas lá dentro.

Eu uso o Notion para meu planner com as tarefas profissionais e pessoais (tudo classificado com etiquetas, ícones e cores que me ajudam na organização), para anotações soltas e diário, para planejar o calendário editorial aqui do blog, para acompanhar hábitos que quero manter no dia a dia (como horas de sono e prática de exercícios), para fazer listas de compras e de bagagem, para planejar as aulas de português que dou online… E mais um monte de coisas.

Se você estiver começando a mexer na plataforma, recomendo fazer o curso gratuito de Notion para iniciantes disponível no canal Mago do Notion no Youtube.

Notion é meu aplicativo preferido de organização para nômades digitais

2. Dropbox, Google Drive ou iCloud

Esse é outro item absolutamente essencial na rotina de qualquer nômade ou viajante frequente: armazenamento em nuvem. Tanto por praticidade quanto por segurança, é fundamental você ter seus arquivos mais importantes (pessoais e de trabalho) disponíveis online, de modo que possa acessá-los a partir de diferentes dispositivos.

Assim, você não entra em desespero se seu computador quebrar, nem tem que se preocupar com o limite de espaço dos seus dispositivos. Além disso, se precisar de algum documento enquanto está na rua curtindo o destino, você pode acessá-lo facilmente pelo celular. Recomendo demais ter um backup virtual de todos os seus arquivos pessoais e de trabalho, e também escanear e salvar documentos como RG, passaporte etc.

Existem diferentes serviços de armazenamento de arquivos na nuvem, mas acredito que os principais são Dropbox, Google Drive e iCloud (para usuários de iOS, que não é o meu caso). Eu acho que atualmente o Google Drive tem um custo-benefício melhor, mas há uns 10 anos uso o Dropbox e já me acostumei muito com ele.

Gosto do fato de que posso deixar os arquivos em pastas “normais” no meu dispositivo e escolher quais ficarão sincronizados offline e quais podem estar só na nuvem, disponíveis para que eu faça download apenas quando precisar (o que evita ocupar espaço no meu computador).

3. Wise

Outra ferramenta muito útil para nômades digitais é o Wise, antigo Transferwise. Esse app é uma espécie de conta bancária internacional, que permite guardar e transferir dinheiro em mais de 40 moedas. Acho um serviço muito prático e fácil de usar, tanto para enviar dinheiro para contas bancárias de outros países quanto para receber.

Também uso muito para transferir Reais da minha conta brasileira e converter para a moeda do país onde estou, podendo assim fazer pagamentos ou saques no cartão da Wise na maior parte dos destinos.

Eles usam taxas de conversão muito melhores que as dos cartões de crédito brasileiros ou de serviços como PayPal, e são bem transparentes em relação às tarifas cobradas. Recomendo demais. Se quiser, você pode criar uma conta gratuita rapidinho aqui.

wise

4. XE Currency

Falando em conversão de moedas, taí uma coisa que me deixa estressada na vida nômade: ficar calculando o valor das coisas na moeda local – principalmente quando é dessas com mil zeros, hehe. Por isso, acho muito útil usar um app que faça esse tipo de conversão, como o XE.

Ele atualiza as taxas de conversão a cada minuto quando você está conectado à internet e mantém o valor mais recente para que você possa usá-lo mesmo quando estiver offline.

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5. Moneywise ou similar

Outro aplicativo que acho útil para lidar com dinheiro, seja na estrada ou não, é algum que sirva para registrar seus gastos no dia a dia, atribuindo categorias a eles (como transporte, supermercado, restaurantes, cursos etc.).

Tem quem ache isso muito chato, mas eu já me habituei a anotar tudo assim que gasto ou no fim do dia. Me traz muita paz mental ter clareza sobre para onde está indo meu dinheiro, ainda mais quando estou sem rotina.

Eu uso há anos o Moneywise, e já tenho todo meu histórico lá, por isso continuo usando. Mas existem vários outros mais avançados, como o Wallet. Alguns amigos nômades digitais que têm iOS usam o Trail Wallet, que é focado em viajantes e faz a conversão automática da moeda local para sua moeda “original”. Vale pesquisar e testar alguns.

6. Splitwise

E finalizo essa parte sobre dinheiro com um app incrível para quem viaja acompanhado: o Splitwise. Já usei muito esse aplicativo quando dividia apartamento com amigas e também em viagens com companheiros ou amigos e ele facilita muito a vida.

É bem simples: cada um vai inserindo lá no app os gastos que faz e que devem ser divididos por todo mundo envolvido, e no final de um período definido por você, ele informa quem deve quanto dinheiro para quem.

Assim, cada pessoa não precisa ficar pagando a sua parte da conta de restaurante, seu ingresso para um passeio, sua parte da hospedagem etc. o tempo inteiro. Ao mesmo tempo, ninguém precisa se preocupar nem em ficar calculando ou lembrando o quanto deve aos outros, nem ter medo de ficar no prejuízo. Bom demais.

splitwise é um excelente app de organização para nômades digitais que viajam acompanhados

7. TimeBuddy

Tanto para a organização de nômades digitais quanto para quem tem uma base física e lida profissionalmente com pessoas de outras regiões do mundo, os diferentes fusos horários podem gerar uma baita dor de cabeça. Por isso, acho muito útil usar algum app ou site que converta os fusos e evite a fadiga de ficar calculando (eu não sei você, mas eu sempre fico com medo de ter contado errado).

Eu tenho usado muito o site WorldTimeBuddy (ou TimeBuddy na versão app), que tem também uma extensão para o Chrome que sincroniza com sua Google Agenda. Você pode adicionar nele diferentes fusos horários e ele mostra a correspondência entre eles de um jeito bem fácil.

8. Skype

Outro app para nômades digitais muito importante, que talvez algumas pessoas não deem bola por achar algo “ultrapassado”, é o Skype. Realmente não uso mais esse programa para fazer chamadas de áudio e vídeo online há muitos anos, mas ele pode ser extremamente útil caso você precise fazer uma chamada telefônica em outros países.

Eu sempre tenho um pouco de crédito no Skype para emergências e já precisei usar para ligar para companhias aéreas, bancos e empresas de seguro enquanto estava no exterior, por exemplo.

Além disso, muitos nômades usam a função de pagar para ter um número de telefone do Skype, com o objetivo de receber mensagens de texto em qualquer lugar do mundo. Isso resolve aquele problema chato de não ter acesso à conta bancária ou outros serviços porque a empresa mandou uma SMS de confirmação e você está fora do Brasil.

9. Whatsapp Business

Esse aqui não é especificamente um app para nômades digitais, mas melhorou muito minha rotina de trabalho remoto e sempre recomendo para os amigos que usam Whatsapp como ferramenta de comunicação profissional. Desde que comprei um segundo chip (Simcard) e baixei o Whatsapp Business, minha vida mudou.

Antes eu usava o mesmo Whatsapp para falar com clientes e colegas e com meus amigos e familiares. Por isso, às vezes estava em um momento “de folga” e abria o app para falar com um amigo, mas via uma mensagem de cliente e começava a pensar em trabalho, ou deixava para responder depois e acabava me esquecendo. Ou então estava focada no trabalho, abria o Whatsapp para mandar uma mensagem profissional e via uma conversa interessante no grupo da família, aí me distraía.

Como já comentei, separar a vida pessoal da profissional muitas vezes é um desafio quando você é autônomo, empreendedor e ainda mais sendo nômade digital e trabalhando em fusos horários diferentes do “horário comercial” do lugar onde está. Por isso, essa separação no Whatsapp pode ser muito benéfica.

Além disso, o Whatsapp Business oferece muitas funcionalidades legais, como uma mensagem automática quando alguém fala com você fora do seu horário de trabalho, a opção de montar um catálogo com seus produtos ou serviços, atalhos para mensagens que você manda com frequência e etiquetas para organizar e filtrar as conversas.

o whatsapp business é outra ótima recomendação de app de organização para nômades digitais

10. Uber

Isso aqui pode ser óbvio, afinal, em pleno 2024 acho que pouca gente com smartphones não usa apps de transporte como Uber, né? Mas esses serviços são tããão úteis para quem vive viajando que achei válido mencionar. No caso, dei Uber como exemplo porque acho que ainda é o que tem maior abrangência mundo afora, mas em alguns lugares o Lyft funciona melhor, e há também outros mais específicos como o Grab na Ásia.

Apesar das muitas problemáticas dessas empresas em termos trabalhistas, como usuária não posso negar a extrema facilidade de usar esses serviços.

Lembro sem saudade da minha vida viajante pré-Uber e afins: ao chegar em cada lugar novo, muitas vezes exausta e de jet lag, eu precisava sempre ou entender o transporte público local e sacar dinheiro para pagar a passagem, ou negociar uma corrida de táxi, muitas vezes em um idioma que desconheço, e correr o risco de pagar um valor injusto. É infinitamente mais prático colocar o destino no aplicativo, ver quanto vai custar, esperar o motorista seguir o GPS e ser cobrada no cartão, né?

11. Google Maps, Maps.me e Moovit

Mas isso não quer dizer que eu fique só andando de Uber para cima e para baixo quando viajo – muito pelo contrário. Adoro explorar os lugares a pé, e para isso o bom e velho Google Maps é uma mão na roda. Sempre faço download do mapa do lugar aonde estou indo para poder acessá-lo offline e uso muito para ver como chegar num local tanto a pé quanto de transporte público.

Também uso o Maps como um “planejador de roteiro”: vou salvando nele os pins de lugares que quero conhecer, e com base nisso monto os itinerários que façam mais sentido geograficamente. Nesse sentido, considero esse um dos melhores apps de organização para nômades digitais; não tem nada melhor que ter todos os lugares aonde você quer ir (ou voltar, ou recomendar a alguém) salvos no mesmo lugar.

Aproveitei para juntar neste tópico dois outros apps de mapa: o Maps.Me, que funciona bem offline e é muito melhor que o Google Maps para lugares onde não passam carros, como trilhas; e o Moovit, que costuma ser bem mais preciso nas informações sobre transporte público; uso muito para ver linhas de ônibus, inclusive no Rio de Janeiro.

mapa no google maps

12. Google Tradutor

E ainda no mundo Google, outro grande amigo dos nômades digitais é o app/site de tradução, é claro. O Google Tradutor já me salvou inúmeras vezes enquanto estava em países com idiomas que não entendo. E além de servir para traduzir frases e palavras, também dá para usar a câmera do celular para ler placas e cardápios, e a função de microfone para perguntar ou responder coisas verbalmente.

13. Safetywing

Esse aqui é outro que não se enquadra 100% no quesito “organização”, mas é um serviço essencial para nômades digitais e que ajuda muito a viver pelo mundo com menos preocupações. A Safetywing é uma empresa norueguesa de seguro-viagem pensado especificamente para quem vive viajando.

Eles oferecem um produto que tem custo fixo mensal, não importando em qual parte do mundo você está (só é mais caro nos EUA e não é aceito em pouquíssimos países), o que ajuda a manter controle das suas finanças em termos de saúde. Além disso, a apólice pode ser contratada quando você já está fora do Brasil e é renovada automaticamente, eliminando a pendência de ter que ficar se preocupando em fazer seguro.

Quem me acompanha aqui desde o começo do blog, em 2012, sabe que sempre achei loucura viajar para fora do país sem seguro-viagem. Afinal, é impossível prever quando a gente vai ficar doente ou sofrer um acidente, e correr o risco de ficar desassistido no exterior me parece um baita vacilo. Sem um bom seguro você pode não conseguir atendimento médico de qualidade ou ficar com uma conta estratosférica para pagar.

Para quem é nômade e está sempre viajando, nem se fala, né? As chances de eventualmente algo dar ruim, mesmo que não seja grave (dedos cruzados!), são grandes. Eu já precisei de seguro em vários países (México, Alemanha, França, Hungria, Inglaterra…) por doenças leves, mas também é um serviço muito útil caso sua bagagem seja perdida, seu voo cancelado, algum familiar adoeça gravemente na sua cidade de origem, você precise sair do país onde está por conta de um desastre natural etc.

Para mais informações, leia meu post completo aqui no blog sobre o seguro-viagem para nômades digitais da Safetywing, ou vá direto no site da empresa e faça seu plano agora.

safetywing

14. Worldpackers

E para concluir essa parte de apps para nômades digitais, indico a Worldpackers, uma plataforma brasileira de troca de trabalho por hospedagem que curto muito. Esse serviço torna suas viagens infinitamente mais baratas, já que você não gasta com acomodação, e muitas vezes tem refeições e outros benefícios incluídos também.

Além disso, é uma forma muito mais imersiva e divertida de viajar, e que possibilita desenvolver novas habilidades, praticar idiomas e conhecer outros viajantes e moradores do lugar. Acho muito bom para nômades que conseguem conciliar o trabalho com algumas horas de voluntariado por semana e que sentem falta de ter uma “galera” com quem conviver no dia a dia.

Mas coloquei o app nessa lista de organização para nômades digitais por outro motivo: além dos planos “comuns”, que permitem viajar pelo mundo inteiro voluntariando através da plataforma, existe também a opção de assinar o Worldpackers Pack, que dá direito a ver todas as aulas da Worldpackers Academy.

A Academy é tipo uma Netflix de cursos de viagem, com dezenas de aulas gravadas por viajantes experientes de diversas áreas. Nelas, você aprende a otimizar suas viagens e encontra muitas dicas para trabalhar viajando.

Tem um curso de 6 horas sobre “Como criar e monetizar um blog de viagens” criado por mim e outras aulas muito legais sobre assuntos como marketing digital para negócios de viagem, como se planejar usando milhas, como encontrar passagens aéreas baratas etc.

Para fazer sua assinatura de qualquer plano da Worldpackers com 10 USD de desconto, clique aqui ou use o cupom promocional JANELASABERTAS na página de compra.

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Gadgets essenciais para nômades digitais

1. Fone ou headset

Vamos falar agora de itens físicos que trazem mais conforto, praticidade e organização para nômades digitais. Começando por algo que para mim é fundamental: fones de ouvido.

Tem quem não se incomode, mas depois de muitos anos fora de ambientes de escritório eu perdi o costume de trabalhar em ambientes muito barulhentos. Por isso, me concentrar em aeroportos, hotéis, albergues, cafeterias e outros ambientes do tipo é um desafio.

A boa notícia é que colocar bons fones com um ruído branco ou música instrumental me ajuda muito. Eu uso um modelo simples da Philips que me atende bem. Penso em comprar um modelo que tenha cancelamento de ruídos externos, especialmente para longos trajetos de avião, trem ou ônibus.

E caso você dê aulas ou palestras ou participe de muitas reuniões, vale considerar comprar também um microfone (me recomendaram muito este) ou headset com microfone integrado. Assim você consegue se comunicar com muito mais clareza nos eventos virtuais, mesmo que o ambiente não esteja tão silencioso.

fones de ouvido

2. Hd externo

Falei lá em cima sobre a importância de ter um backup virtual de todos os seus arquivos e versões escaneadas dos seus principais documentos. Ainda assim, não deixo de fazer também um backup físico das coisas mais importantes. Não é bom depender de uma só solução, por isso um bom armazenamento em nuvem não elimina a importância de investir também num bom HD externo.

Além disso, se você trabalha com arquivos muito pesados (como vídeos), eles podem deixar seu computador lotado e lento. Nesse caso, fazer backup na nuvem também pode ser muito demorado, especialmente quando a internet não estiver lá essas coisas. Por isso, cartões SD e HD externos são essenciais. E, claro: já que estamos falando em organização para nômades digitais, lembre-se de deixar os arquivos bem organizados em todos os dispositivos.

3. Power bank

Outro item importante para nômades digitais é um power bank (carregador portátil). Numa rotina mais dinâmica, é comum passarmos muito tempo na rua, ou em lugares com poucas tomadas. Por isso, esses gadgets ajudam a evitar que você fique sem bateria quando mais precisa. Existem inclusive modelos que carregam com energia solar; vale conferir se você costuma ir para lugares mais remotos.

4. Adaptador de tomada

Esse é um básico que já vi muita gente esquecer, especialmente os nômades que estão mais acostumados a viajar pelo Brasil. Infelizmente ainda não existe um padrão internacional de tomadas, então em cada canto do mundo precisamos de um adaptador diferente para nossos eletrônicos.

Um bom adaptador universal dá conta de quase todos os modelos de tomada que existem, e alguns mais caprichados como este vêm com várias entradas USB para carregar mais de um dispositivo por vez.

adaptador de tomada

5. Benjamin ou régua

Mesmo quando estou viajando pelo Brasil, nunca deixo de levar na mochila uma extensão ou régua de tomadas ou um “benjamin” (também chamado de “T”); ou seja, algum dispositivo que sirva para “multiplicar” tomadas.

Muitas casas antigas têm poucas tomadas, e quartos coletivos em hostels nem se fala. Para quem depende de vários equipamentos eletrônicos para trabalhar, não ter como carregá-los não é uma opção. Por isso, não deixe de se prevenir.

6. Organizador de eletrônicos

Uma das coisas que mais me irritam na rotina nômade é não saber onde guardei algo. Por isso, quando viajo com muitos eletrônicos, fios, fones, cartões de memória, carregadores e companhia, acho muito útil guardar tudo juntinho num organizador de eletrônicos como este.

Pode ser alguma necessaire legal que você já tenha, mas existem hoje muitos modelos de bolsas baratas feitas para isso, com pequenos bolsos para separar cada item. Assim, além de ficar tudo no mesmo lugar, você deixa os itens organizados e evita que eles se enrosquem e possivelmente se estraguem.

7. Mochila com muitos bolsos

Sempre que penso em organização para nômades digitais, me vem logo à mente outro item básico que faz muita diferença: uma mochila confortável e espaçosa com vários bolsos. Assim, me acostumo a colocar cada tipo de coisa num lugar específico e não perco nada. Faz muuuuita diferença na minha paz mental, sério!

Eu uso uma antiga da Decathlon que não está mais à venda, mas se fosse comprar uma agora, acho que escolheria este modelo aqui, que cabe direitinho embaixo do assento do avião e também pode ser acoplada numa mala de mão.

8. Organizador de bagagem

Outra coisa simples que muda tudo para mim é usar aqueles cubos organizadores de bagagem. Além de deixar as roupas e outros itens menores muito mais compactos, dá para separar tudo por “tipo”, o que torna o processo de arrumar e desarrumar a mala muito mais fácil.

Quando chego numa nova hospedagem eu já tenho “gavetas” prontas com cada categoria de coisa: blusas e vestidos, calças e shorts, biquínis, calcinhas e sutiãs etc. Posso até deixar na mochila as “gavetas” que não vou usar naquele destino (se não for um lugar com praia, deixo guardadas as roupas de banho, por exemplo), o que deixa meu ambiente ainda mais organizado.

9. Acessórios para laptop

Essa parte aqui depende dos seus hábitos e preferências, mas eu gosto de usar alguns periféricos para tornar o uso do laptop mais confortável. Nunca deixo de levar um mouse sem fio, porque não curto usar o trackpad do computador. Como mousepad, uso o case emborrachado onde guardo o próprio notebook.

Além disso, se não tiver muita restrição de bagagem e for passar muitas horas no computador, gosto de usar também um suporte leve e dobrável para deixar o laptop na altura dos meus olhos (o meu é esse aqui). Com esse tipo de suporte, você precisa usar também um teclado (de preferência sem fio como esses), o que aumenta a bagagem, mas também permite digitar com mais conforto.

10. Kindle

E este longo artigo finalmente chega ao fim com um grande amigo de nômades digitais que gostam de ler: o Kindle (ou outro leitor digital da sua preferência). Eu sou apaixonada por livros físicos – tanto que lancei meu próprio livro, o “Guia de viagens pra dentro e pra fora”, apenas em versão impressa, com intervenções gráficas e espaços para o leitor interagir. Mas para quem tem que levar a casa numa mochila, carregar vários livros é impensável.

O Kindle permite carregar por aí centenas de livros e escolher o que você está com mais vontade de ler no momento. Ele também tem outras vantagens, como a possibilidade de baixar amostras gratuitas do que está pensando em comprar, grifar o texto e depois poder consultar todas as marcações juntas num mesmo arquivo, selecionar uma palavra que não conhece para ver o significado, entre outros recursos bem práticos. Uso muito há anos e já tive vários modelos; hoje tenho o da 11ª geração, mas também vale conferir o Paperwhite, que é à prova d’água e permite mais ajustes de luz.

kindle é um ótimo item de organização para nômades digitais

E aí, curtiu essa lista de ferramentas úteis e de organização para nômades digitais? Acrescentaria algo à lista? Me conta nos comentários!

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