Dicas de organização e produtividade para blogueiros

É meio louco pensar que já faz quase cinco anos que eu criei esse blog – dava pra ter feito uma graduação com TCC e tudo! Apesar de ele ter sido só um hobby por muito tempo, nos últimos anos comecei  a levá-lo mais a sério. No final de 2016, pedi demissão de um emprego que adorava pra, entre outras coisas, focar mais nisso.

E entre altos e baixos, acabei aprendendo algumas coisinhas que me ajudam muito a lidar com a quantidade gigante de tarefas que envolvem essa história de blogar (sério, se você acha que é só sentar e escrever uns postzinhos, tá enganado pacas).

Organização é vida! Ainda preciso mudar muitos hábitos pra me sentir realmente produtiva, mas é impressionante como vale a pena “perder” um tempo colocando ordem nas coisas. Se você trabalha full time no blog já deve saber que é preciso considerá-lo um empreendimento sério, com estratégias e processos bem definidos, né?

Mas mesmo se seu blog for um projeto paralelo acho tão ou mais importante ser muito organizadx pra conseguir conciliar a blogagem com o trabalho que paga as contas.

Juntei, então, algumas coisas que fui aprendendo com o tempo e que teriam tornado minha vida muito mais fácil se eu tivesse colocado em prática desde o início (mas começo de faculdade pra galera de humanas é sempre aquela vibe calouradas-aulasinúteis-vidaboa, né? Vou me apegar à comparação e usar essa desculpa :P).

Leia também:
Como criar um blog de viagens e ganhar dinheiro com ele
Ferramentas para blogs: SEO, produtividade, edição de imagens e mais

Dá uma olhada nas minhas práticas de organização e dicas de produtividade para blogueiros e vê se podem te ajudar:

Organização e produtividade para blogueiros

Calendário editorial

Esse é um dos itens mais básicos da vida blogueira. Acho que todo mundo acaba instintivamente fazendo algo do tipo, seja de que forma for: num caderninho, documento do Word, agenda do Google, aplicativo… Tem até um plug-in pra WordPress chamado Editorial Calendar. Eu acho mais simples usar um arquivo basicão do Excel, onde coloco o título/tema do post e, em outra coluna, as ideias e referências que pensei pra escrevê-lo.

Também uso cores pra separar os temas (todos os posts sobre um destino numa cor, todos os de cada categoria numa cor específica e os que quero escrever logo em outra). Essa divisão ajuda a diversificar o conteúdo: tento evitar, sempre que possível, publicar posts do mesmo destino ou da mesma categoria em dias seguidos.

Essa tabelinha já foi um calendário mesmo, com datas certinhas pra cada post, mas percebi que pra mim não funcionava muito bem. O transformei, então, numa longa lista (longa mesmo: tem 177 temas pra futuros posts anotados lá atualmente), e periodicamente eu consulto essa lista e monto um mini calendário pra as próximas semanas no Evernote, pra poder consultar mais facilmente no celular.

Ah, e não custa lembrar: na hora de decidir quando publicar, foque nos dias de maior audiência, e se quiser postar num dia com pouco movimento dê prioridade aos assuntos que vão atrair mais atenção em longo prazo.

No caso de um blog de viagens, normalmente os posts com temas mais genéricos ganham muitas visualizações assim que entram no ar, mas aqueles mais práticos sobre um destino específico costumam levar uns meses pra performar melhor (o tempo em que são ranqueados pelo Google e atraem gente que vai viajar pra esse destino).

O calendário ajuda com esse equilíbrio, mas também pode (e deve, penso eu) ser desrespeitado de vez em quando. Afinal, a grande graça de ter um blog é basicamente poder fazer o que você quiser quando quiser (dentro da sua essência, obviamente), então tento não ficar 100% escrava de um cronograma.

Ideias pra posts

Nesse item acima eu mencionei o Evernote e falei em anotar as referências e ideias pra cada post, mas achei que isso merecia um tópico à parte. Primeiro pra dizer que EVERNOTE É AMOR. Sério, eu nem uso tudo que o app oferece, mas não sei viver sem ele. Pra quem não conhece, é tipo um bloco de notas turbinado que você baixa no computador, tablet e/ou celular e sincroniza suas anotações em todos os dispositivos.

Ele é cheio de recursos legais: dá pra instalar uma extensão no navegador e capturar páginas da web pra ler depois, offline, no app do celular ou tablet; dá também pra fazer anotações à mão, gravar arquivos de áudio, anexar fotos e prints de tela e mais um monte de coisa que facilita a vida.

Não tou recebendo nada por essa indicação, mas a propaganda gratuita tem motivo: você pode até preferir usar um caderno, guardanapo, post-it ou um bloco de notas tradicional, mas acho o Evernote uma ótima forma de anotar aquelas ideias que surgem quando você tá na sala de espera do dentista e compilar as referências pra ajudar a escrever o post depois. Tem que anotar, ou elas voam!

E anotar direitinho, viu? Se você jogar só o tema, tipo “dicas de organização pra blogs”, pode olhar pra ele no futuro e simplesmente não lembrar o que danado você tinha pra dizer sobre esse assunto. Por isso, é bom acrescentar logo palavras-chave, links, imagens ou sinais de fumaça que acrescentem informação sobre cada ideia. Assim, quando você for escrever o post já vai ter um bom ponto de partida.

Redes sociais

Acho bom manter sempre em mente uma máxima que se repete por aí: é melhor investir em terreno próprio (no caso, seu blog e sua lista de e-mails) do que alugado (como as redes sociais, onde as regras podem mudar a qualquer momento, como aconteceu com o quase fim do alcance orgânico no Facebook).

Ao mesmo tempo, eu trabalho com redes sociais e é claro que reconheço sua importância – além de simplesmente gostar delas mesmo. <3

Se você tá levando o blog a sério, não acho muito bom deixar pra postar “quando algo interessante aparecer”. É preciso consistência pra manter uma audiência engajada, né? Mas na correria do dia a dia – especialmente quando o blog não é sua única ocupação – pode ser bem difícil lembrar de atualizar sua fanpage regularmente, por exemplo.

Daí que pode valer a pena criar cronogramas pras redes também, deixando alguns posts programados com aquela variação de temas marota que você também usa no blog.

Ah, e se você faz anúncios ou impulsionamento de posts nas redes sociais também é importante registrar informações sobre as campanhas: tipo um minirrelatório com itens como o tempo em que a campanha ficou no ar, orçamento investido, objetivo, público-alvo, alcance, cliques, leads gerados e custo por lead, por exemplo. Assim, fica mais fácil avaliar se a campanha foi ou não bem-sucedida e fazer outras melhores no futuro. :)

Leituras

Nenhum blogueiro é uma ilha. Escrever realmente é nosso trabalho principal (ainda que muitas vezes não seja o que ocupa mais tempo), mas outra parte importantíssima desse processo é ler o que os outros tão escrevendo.

Por isso, nos momentos em que eu tou sem cabeça pra trabalhar, aproveito pra tornar minha procrastinação produtiva e abro meu Feedly, onde cadastrei os principais blogs e sites que acompanho, ou o Pocket, onde salvo textos aleatórios que quero ler depois.

Assim, fico por dentro do que tá rolando no universo de viagens e também aprendo sobre marketing digital, SEO, fotografia e outras coisas úteis pra blogar melhor. Usar um leitor de feeds me ajuda a manter esse processo mais ou menos focado, já que parto de uma lista de fontes pré-determinada que posso ir percorrendo até “zerar” o que mais me interessa.

Digo mais ou menos focado porque é claro que muitas vezes eu saio pulando de um link pra o outro e abrindo mil abas e depois nem lembro o que tava fazendo no início, né? Mas essa parte fica como nosso segredinho. ;)

Acessos e senhas

Esse item foi um dos que eu mais demorei pra tomar vergonha na cara e fazer – depois de passar muito tempo feito besta procurando a mesma coisa mil vezes no computador e em e-mails antigos. Assim como eu, provavelmente você usa diversas ferramentas relacionadas ao blog, faz parte de programas de afiliados, tem redes sociais, hospedagem etc.

E num instante as informações de acesso, senha, datas de renovação e coisas do tipo podem virar o maior emaranhado. Por isso, ajuda muito criar uma tabela com tudo isso organizadinho (sem deixar as senhas evidentes, é claro). Minha vida ficou beeem mais fácil desde que tomei jeito e botei ordem nisso. \o/

Tarefas do dia a dia

Quem tem blog sabe que o trabalho é tipo infinito e vai muito além de escrever e publicar posts. É preciso selecionar e editar fotos, gerenciar redes sociais, negociar com possíveis parceiros, gerenciar afiliados, controlar estatísticas e finanças, revisar conteúdo antigo…

Fora todos os projetos relacionados que você vai acabar inventando de fazer. O resultado costuma ser uma to-do list praticamente infinita, que pode assustar e não sair do lugar.

Pra lidar com isso, a dica é aquela basicona pra qualquer tipo de meta: divida as tarefas em pedaços menores. Por exemplo, se você quer escrever um eBook, quais são as etapas desse processo? Separando cada pedacinho, tipo “pesquisar” ou “escrever a introdução” você vai poder organizar melhor o tempo e se sentir mais motivado.

Assim também fica mais fácil de fazer algo importantíssimo: colocar prazos, priorizando o que realmente tá em falta no blog ou que tem mais potencial de trazer retorno, seja financeiro, de audiência, parcerias interessantes etc. Sem falar que ter esses itens separadinhos é uma boa pra quando você não tá inspirado/motivado pra escrever e pode, assim, lançar mão da procrastinação produtiva.

Depois de muito tempo com várias tarefas encalhadas, hoje eu determino metas mensais e a cada mês imprimo a to-do list e coloco na parede na minha mesinha de trabalho. Ir riscando cada item que eu termino dá mais gás pra fazer o resto.

Se você for ainda mais organizado pode preferir usar, em vez de uma lista simples, algum sistema de gerenciamento de tarefas como o Trello. Ainda tou começando a mexer nele pra ver se é útil mesmo pra mim, mas até agora tenho achado interessante. Pra quem trabalha em equipe, tem também vários outros softwares (gratuitos e pagos), tipo o Asana.

Estatísticas

Outra tabelinha que vale muito a pena manter atualizada é uma de “estatísticas do blog”. Uma opção é acompanhar mensalmente os principais números relativos ao seu site e redes sociais, como pageviews, visitantes únicos, taxa de rejeição, seguidores em cada rede, assinantes da sua lista e do seu feed etc. E, atrelado a isso, você pode criar também metas mensais, trimestrais ou semestrais de crescimento.

Arquivos

Pra organizar esses documentos todos, os arquivos têm que estar em ordem no computador também, né? Se voce ainda não tem, é bom criar uma pastinha separada pra cada área – por exemplo, finanças, clipping, relatórios de campanhas e analytics, peças gráficas, fotos, materiais de pesquisa pra posts, mídia kit, parcerias e anúncios etc.

Sem se esquecer do backup, pelamordedeus! Eu deixo tudo sincronizado no Dropbox e faço também backups pra um HD externo de tempos em tempos – e alguns arquivos mais pesados, como fotos que não vou mais usar, deixo só lá.

Fotos

Falando em fotos, cada um tem seu sistema pra organizá-las, né? O meu não é nada profissional, mas tem funcionado. Normalmente, assim que chego em casa (ou já durante a viagem) passo as fotos pra o computador e crio uma nova pasta pra salvar só aquelas que pretendo usar no blog ou redes sociais.

Se necessário, subdivido essa pasta em outras de acordo com o local ou assunto (por exemplo, “hotel”, “atração tal” ou “dia tal”). Aí edito tudo e deixo já prontinhas pra quando for fazer o post. Quando deixo pra fazer isso depois me dá muito mais preguiça, porque não tou naquela empolgação de quem acabou de voltar da viagem e quer rever as fotos. :P

E-mail

Manter o e-mail organizado também é importantíssimo, por isso desde que o blog era só um hobby eu fiz questão de tratar meu e-mail como fazia com o do trabalho, usando as tags do Gmail pra separar tudo de acordo com o assunto (como parcerias e anúncios, releases, materiais pra posts, mensagens de leitores etc).

Também assinalo o que tá pendente (preciso dar retorno, tomar alguma providência ou cobrar um retorno) e o que é urgente pra não deixar passar nada importante. :)

Divulgação

Falando em “urgente”, sabe quando aquela empresa manda um e-mail pedindo o mídia kit do blog? Pelamordedeus, tenha o seu atualizado e com fácil acesso, pra mandar rapidamente.

Trabalhando em agência eu via como o mídia (a pessoa responsável por planejar e negociar inserções de mídia, como é o caso de ações com blogueiros) quase sempre tem pressa pra apresentar possíveis influenciadores e orçamentos pra o cliente. E via, também, como muitos blogueiros demoram dias pra responder a um e-mail. :/

Não tem graça perder oportunidades e deixar os mídias todos com raiva da nossa categoria por vacilo, né? Ah, e vale também ter cartões de visita sempre com você, porque às vezes rolam uns encontros que podem abrir portas em momentos inesperados tipo quando você tá indo na padaria ou passear com o cachorro.

Contabilidade

Quem cresce mais normalmente acaba precisando contratar um contador, mas é bom ter no mínimo umas planilhas que contabilizem seu rendimento com afiliados e outras formas de monetização, além dos seus gastos.

Pouco a pouco as despesas com ferramentas, hospedagem, manutenção, anuidade de associação etc. vão se somando e foi só quando parei pra anotar tudo que percebi quanto tava investindo nesse sitezinho que você tá lendo.

Mesmo que você não pretenda viver do blog, se tem gastos e rendimentos com ele (ainda que pequenos) é bom ter uma noção de quanto entra e quanto sai (e saber se você tá no lucro ou prejuízo :P).

Tempo

E chegamos a uma questão crucial de produtividade para blogueiros – e qualquer outro ser humano. De todos os itens pra organizar, o mais difícil pra mim sempre foi o tempo. Ainda preciso me esforçar muito pra ser menos dispersa e especialmente ficar longe das redes sociais, mas o que tem ajudado esse ano é usar um planner – de papel mesmo.

Usar uma agenda online e sincronizável tipo a do Google seria mais prático quando tou na rua e preciso consultar meus compromissos, mas como passo boa parte do tempo em home office, tenho preferido ter o papel aqui do meu ladinho. Sinto as tarefas mais “concretas” anotando-as num papel e gosto de visualizar a semana inteira numa página, sabe? Mas entre digital e offline, escolha o que funciona melhor pra você.

Nele, divido as tarefas por turno, e ao lado de cada uma anoto o tempo que levei pra terminá-la. Ao lado de cada semana, anoto também o que fiz naqueles dias; assim, posso avaliar o quão produtiva foi – se a conclusão é “pouco”, vejo o porquê (que normalmente tem a ver com imprevistos burocráticos ou distrações).

Outras dicas que podem ser úteis pra produtividade são fazer uma lista de tarefas mais mecânicas que você precisa fazer pra consultar quando bater aquela vontade de procrastinar e usar a técnica Pomodoro, que se baseia na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos ajudam a ter mais foco.

A ideia é você programar um cronômetro pra 25 minutos (pode ser o despertador do celular, ainda que o que deu nome ao método tenha sido um adorável timer de cozinha em forma de tomate) e ficar trabalhando sem interrupções nesse período.

Quando o despertador tocar, você faz uma pausa de 5 minutos (pode ser pra se alongar, ir beber água ou olhar o Whatsapp se você for feito eu :B). E aí continua assim até completar quatro “pomodoros” (períodos de 25 minutos de trabalho totalmente focado), fazendo então uma pausa de 30 minutos. Pra produção de texto acho 25 minutos muito pouco tempo, então quando uso a técnica prefiro a proporção 50-10.

Planners impressos

Com exceção das tarefas do dia a dia eu prefiro ter tudo no mundo digital mesmo, mas se você quer organizar as informações do blog em papel (estatísticas, acessos e senhas, ideias pra posts, enfim, quase tudo que mencionei nesse texto) existem vários “blog planners” disponíveis pra download.

E você, tem outras dicas de organização e produtividade para blogueiros ? Conta aí nos comentários! 

Crédito das fotos do post: Pexels – licença Creative Commons Zero (CC0)

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